現在では多くのビジネスチャットツールが展開されており、1対1だけでなくチーム間のやり取りもできます。
パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットからも利用できるため、場所を選ばずに使える点も特徴です。
しかし、多くのビジネスチャットツールがあることから「どれを利用すればいいのかわからない」という悩みもあるでしょう。
当記事では、ビジネスチャットの詳細から基本機能、利用するメリット、選び方、おすすめツールまで詳しく解説します。
利用すべきビジネスチャットツールが見つかるので、ぜひ参考にご覧ください。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、Web上で社内メンバーや取引先とリアルタイムでやり取りできるコミュニケーションツールです。
ビジネスの用途で使われることに特化しており、基本的なチャットだけでなくファイル共有など業務効率化に便利な機能が搭載されています。
必要な情報をリアルタイムで共有できるため、スムーズにプロジェクトを進められます。
対面やメールよりもコミュニケーションが取りやすく、業務効率化を求める企業や個人に最適なツールです。
ビジネスチャットツールの基本機能
ビジネスチャットツールの基本機能として、以下のようなものが搭載されています。
- グループチャット
- ファイル共有
- タスク管理
- 音声・ビデオ通話
それでは詳しく説明します。
グループチャット
グループチャットは、複数人のメンバーと同時にやり取りできる機能です。
プロジェクトやチーム別にグループを作成でき、リアルタイムでコミュニケーションを取れます。
例えば社内の部署間でグループ化することで、報告・連絡・相談がスムーズにできるようになります。
プロジェクトやチームは複数人で進めることが多いため、グループチャットは便利な機能です。
ファイル共有
ファイル共有は、文書や画像、動画、音声などのファイルを共有できる機能です。
例えばプロジェクトに必要な資料を共有する場合、PDFファイルを添付することで全体に共有可能です。
グループメンバーにをファイルを共有できるため、プロジェクトをスムーズに進められます。
幅広いファイル形式に対応しており、柔軟な共有ができる点はビジネスチャットツールの特徴です。
タスク管理
タスク管理は、チャット画面上でタスクの管理と確認ができる機能です。
タスク担当者や内容、期限などを設定できるため、業務漏れを防止できます。
タスク機能を利用すれば、タスク管理ツールを用意する手間がなくなります。
タスク担当者がやるべき業務をチェックできるので、プロジェクトを計画的に進めることが可能です。
音声・ビデオ通話
音声・ビデオ通話は、音声・ビデオ通話でやり取りできる機能です。
音声もしくは顔を見ながらビデオ通話できるため、プロジェクトについてやり取りできます。
会話であれば一度に内容をまとめて説明できるので、お互いにとって手間をなくせます。
プロジェクトだけでなく、面接やオンライン会議、営業としても活用可能です。
テキストではなく相手の声や顔を見ながらやり取りしたいときは、音声・ビデオ通話が最適です。
ビジネスチャットツールを利用するメリット
ビジネスチャットツールを利用することで、以下のようなメリットがあります。
- リアルタイムで情報共有できる
- 複数人とコミュニケーションを取れる
- セキュリティ性が高い
- 仕事とプライベートを分けられる
それでは詳しく解説します。
リアルタイムで情報共有できる
ビジネスチャットツールではリアルタイムで情報共有できるため、緊急の変更があれば即座に伝えられます。
すぐに対応すべき内容についても情報をスピーディに伝えられるので、問題を解決するときにも役立ちます。
例えば企業でSNS運用をしており、投稿内容が炎上していればすぐに改善案を共有可能です。
企業において情報のスピード感は重要であるため、リアルタイムで情報共有できる点はビジネスチャットツールのメリットです。
複数人とコミュニケーションを取れる
ビジネスチャットツールのグループチャット機能を利用すれば、複数人とコミュニケーションを取れます。
グループに参加しているメンバー全員と情報共有ができるため、共通認識を持ちながらプロジェクトを進められます。
複数のグループを作成することもできるので、目的に合わせて複数人とやり取りが可能です。
そのため複数人とコミュニケーションを取れる点は、ビジネスチャットツールを利用するメリットといえます。
セキュリティ性が高い
ビジネスチャットツールは、アカウントの2段階認証やデータ暗号化などセキュリティ性が高いです。
外部に情報漏洩するリスクを防げるため、安全に利用できます。
ビジネス面のやり取りでは企業の機密情報について共有することも多いので、安全な環境を用意する必要があります。
重要度の高い情報共有ができる点は、セキュリティ性の高さにメリットがあるでしょう。
仕事とプライベートを分けられる
ビジネスチャットツールはビジネスの用途で使用するため、プライベートと分けられます。
プライベートではLINEのようなアプリを使うことが多いですが、ビジネス面でも同じように使うと仕事と分けることが難しいです。
それぞれ目的に合わせて使い分けることで、重要な情報が埋もれてしまうリスクをなくせます。
仕事とプライベートを分けられる点は、ビジネスチャットツールを利用するメリットの1つです。
ビジネスチャットツールの選び方
ビジネスチャットツールを選ぶときは、以下のようなポイントをチェックしてください。
- 操作性
- 導入実績
- 価格
- 利用目的
- 機能
それでは上記ポイントについて、詳しく説明します。
操作性
ビジネスチャットツールはそれぞれ使いやすさが異なるため、操作性は重要なポイントです。
機能性が多いツールを導入した場合、普段ITツールを使うことが少ない方には扱いづらくなります。
シンプルで必要最低限の機能が搭載されたツールであれば、人を選ばず使いこなせます。
まずはテストでビジネスチャットツールを導入し、利用者からの意見を参考にしながら本格的に利用すべきか判断するようにしましょう。
導入実績
信頼できるビジネスチャットツールを選ぶなら、導入実績に注目することも大切です。
多くの企業から導入されているビジネスチャットツールであれば、信頼性が高い証拠です。
ビジネスチャットツールの公式サイトには導入実績について記載されていることも多いため、導入前に一度チェックしてください。
価格
ビジネスチャットツールを選ぶ上で、価格帯も重要なポイントです。
インターネット上のビジネスチャットツールは無料で利用できるものも多いですが、規模が増えると有料プランが必要になるケースもあります。
有料プランは毎月費用が発生するため、機能や使いやすさのバランスを考えながら選ぶことが大切です。
不要なコストをなくすためにも、ビジネスチャットツールを選ぶときは価格についてもチェックしておきましょう。
利用目的
ビジネスチャットツールを選ぶときは、利用目的を決めておくことが大切です。
何のためにビジネスチャットツールを導入するのか決めていなければ、十分に使いこなすことができません。
例えば社内メンバーとのコミュニケーションを活性化させたり、業務効率化を図りたかったりと企業によって利用目的は異なります。
ツールの利用目的を明確にしながら、製品を比較して選ぶようにしましょう。
機能
ビジネスチャットツールは、それぞれ搭載されている機能が異なります。
利用するプランによっても機能は異なるため、ツールを比較していくことが大切です。
例えば基本的なチャット機能や音声・ビデオ通話だけでなく、スケジュール管理や掲示板などの機能もあります。
求める機能が搭載されているビジネスチャットツールを導入すれば、求める使い方ができるようになるでしょう。
おすすめのビジネスチャットツール5選
こちらでは、無料で利用できるおすすめのビジネスチャットツールを5つ紹介します。
- GoogleChat
- MicrosoftTeams
- LINEチャット
- Chatwork
- Slack
各ツールの詳細や特徴、メリット、デメリットについて説明するので、ぜひ利用を検討してください。
1.GoogleChat
GoogleChatは、Google社が提供しているビジネスチャットツールです。
Googleアカウントを所有していれば誰でも無料で利用でき、文章を残したりメンバー間でコミュニケーションを取ったりできます。
グループメッセージ機能が搭載されており、Google Driveのコンテンツなどが可能です。
Gmailと連動できるので、普段からGoogleのツールを使う方ならすぐにはじめられます。
Googleカレンダーと連動して、会議招待や日程共有も可能となっています。
Google Chatのデメリットとしては、無料プランでの機能制限、編集・削除機能の不足がある点です。
幅広いGoogleサービスと連携しながら業務効率化を図りたいなら、GoogleChatの利用がおすすめです。
2.Microsoft Teams
MicrosoftTeamsは、Microsoft社が提供しているビジネスチャットツールです。
基本的なチャットやビデオ機能、ファイル共有などチーム内のコミュニケーションを円滑にするための機能が統合されています。
Microsoftアカウントがあれば誰でも無料で利用できるため、費用はかかりません。
会議のスケジュール設定やMicrosoft 365との連携もでき、ビジネスシーンで役立ちます。
Microsoftが提供するセキュリティ基盤に基づいた安全なコミュニケーションをおこなえるので、セキュリティ性も高いです。
会社によってはOffice355の法人契約を結んでおり、そのまま有料版が使えるケースもあります。
外部アプリとの連携が弱い点はデメリットですが、Microsoft関連のソフトとの連携には強いです。
機能性や利便性を重視するなら、MicrosoftTeamsの利用がおすすめです。
3.LINEチャット
LINEチャットは、LINE公式アカウントを開設している企業がトーク機能を通じて1対1でコミュニケーションを取れるLINE機能です。
LINE公式アカウントの友だちになっているユーザー一人ひとりに向けて、1対1でコミュニケーションが取れます。
ユーザーが使い慣れた形で利用できるため、普段と同じ環境でコミュニケーションを取れる点がメリットです。
ただし、一度書いた文章を修正できなかったり、広告が多かったりとデメリットもあります。
同じ種類の端末には一台にしかインストールできないので、ビジネスチャットツールとしてはデメリットが多いです。
普段から馴染みのある環境でコミュニケーションを取りたいなら、LINEチャットの利用がおすすめです。
4.Chatwork
Chatworkは、株式会社kubellが提供しているビジネスチャットツールです。
システムが苦手な方でも使いやすいシンプルなツールとなっており、基本的なチャットや音声・ビデオ通話などが可能です。
タスク管理機能も搭載されているため、各メンバーのタスクにスケジュール設定できます。
メンバーの情報を引用して送信することもでき、使い勝手の良いツールです。
無料で使うことができるフリープランを用意しており、数多くの企業からの導入実績もあります。
ただし、グループが増えすぎると管理が難しくなり、外部サービスとの連携が少ない点はデメリットです。
ビジネスコミュニケーションを効率化できるツールを求めるなら、Chatworkの利用がおすすめです。
5.Slack
Slackは、アメリカのSlack Technology社が開発・提供しているビジネスチャットツールです。
チャットやビデオ通話、ファイル共有、外部サービス連携、検索機能など、機能面が充実しています。
メッセージ内容に「@」を付けることで、グループの中から対象となるメンバーを選択してメッセージを送れます。
2,600以上の外部アプリケーションとAPI連携が可能となっており、柔軟な活用ができる点も特徴です。
フリープランを含めた4種類の料金プランを選択でき、用途や自社の規模に合わせて導入できます。
ユーザー数が増えるとコスパが悪くなる点はデメリットなので、規模によっては別のツール利用をおすすめします。
機能性の充実度を重視するなら、Slackの利用がおすすめです。
まとめ
今回は、ビジネスチャットの詳細から基本機能、利用するメリット、選び方、おすすめツールまで詳しく解説しました。
ビジネスチャットツールはリアルタイムでコミュニケーションを取ることができ、チャットだけでなく音声・ビデオ通話にも対応しています。
一般的な電話では通話料金を必要としますが、無料のビジネスチャットツールを利用すれば不要なコストをなくせるようになります。
ビジネスシーンでビジネスチャットツールを利用することで、業務効率化やコミュニケーションの促進が可能です。
ぜひ当記事で紹介したビジネスチャットツールを参考にしながら、ツールの導入を検討してください。
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